El ámbito de la comunicación es uno de los pilares fundamentales para una empresa. Tanto en la comunicación interna con sus trabajadores, como la comunicación externa con un cliente. Cuando comienzas la relación profesional con un nuevo cliente uno de los puntos más importantes es saber comunicar de manera eficaz y periódica. Tanto si eres el cliente como si eres la empresa, es importante tener una buena comunicación para poder conseguir los objetivos empresariales.

Las reuniones son necesarias para poner en común los objetivos a los que se quiere llegar y ver cómo alcanzarlos. Además, es recomendable reunirse cada cierto tiempo (esto dependerá de lo pactado por ambas partes) para ver si los objetivos a corto y medio plazo se están cumpliendo o si por lo contrario hay que cambiar parte de la estrategia.

Aspectos esenciales en una reunión de empresa

En primer lugar, es importante tener bien definidos los contenidos de la reunión. Es necesario tener y seguir un orden en la misma. Esto servirá para no olvidarse ninguno de los puntos esenciales que se van a tratar. Además, la determinación de los temas y la agenda debe ser conocida por los todos participantes de la reunión antes del comienzo de esta. También es una buena práctica establecer para cada uno de los temas un rango de tiempo máximo, por lo que si el tratamiento de alguno se prolonga, se deberá optar por pedir conclusiones o prolongar el tiempo de duración de la reunión.

También debemos saber quién va a estar presente en la reunión. Es recomendable que todas las personas que asistan a una reunión sean necesarias para los temas a tratar. Cuanta más personas se incluyan en la reunión, posiblemente mayor tiempo hará falta para llegar a un objetivo común o para tratar todos los temas pendientes.

En cuanto a la duración de la reunión dependerá de varios factores. Es necesario que la reunión esté bien planificada, que sea concreta, no muy extensa y que nos permita volver a nuestras tareas en periodo corto de tiempo. La duración justa de una reunión es la que permite discutir todos y cada uno de los temas planteados. Relacionado con el tiempo de la reunión, también hay que ser especialmente cuidadoso con el horario de inicio de la misma. Hay que iniciar la reunión a la hora para respetar a todas las personas presentes. Aunque esto no siempre sucede, lo cierto es que es uno de los aspectos que más malestar produce entre los asistentes.

Uno de los aspectos más importantes es el espacio físico en el cual se desarrollará la reunión. Debe ser un lugar confortable y silencioso, en el cual se garantice la ausencia de interrupciones. La sala no debe ser muy pequeña para no estar agobiados, pero tampoco debe ser un gran auditorio ya que se puede dispersar la conversación. Además, es necesario que la sala este equipada con todo lo necesario para garantizar una buena reunión de empresa. Por ejemplo, tener los medios tecnológicos necesarios como televisión o pantalla para presentaciones, wifi, aire acondicionado, etc. Aquí podrás encontrar algunos de los imprescindibles en una sala de reuniones.

Una vez que comience la reunión hay que ir dejando constancia de los acuerdos que se toman en ella. Esta labor puede llevarla a cabo un auxiliar o uno de los participantes, lo importante es que se anoten todos los acuerdos y que no queden dudas. En una reunión no solo hay que tomar decisiones en el momento, también hay que documentar los acuerdos en un plan de acción y velar por que estos se cumplan. Nos servirá para evitar que en futuras reuniones se traten los mismos temas o se caiga en las mismas discusiones sin salida

Antes de dar por concluida la reunión es conveniente revisar si se han tratado todos los temas y si se han alcanzado los objetivos propuestos. Además, es importante destinar algunos minutos para poner en común las conclusiones de la reunión.

En nuestro Centro de Negocios podrás encontrar la sala de reuniones que más se ajuste a tus necesidades. Sin duda uno de los aspectos fundamentales para dar una imagen profesional de tu empresa.